approfondimenti

Il Tempo che non c’è e l’organizzazione degli obbiettivi.

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Manca il tempo. In azienda, a casa, in famiglia.
Durante la settimana, ma anche nei weekend. Figuriamoci in vacanza poi, che è proprio il tempo che abbiamo deciso di prenderci per recuperare fiato da tutte le precedenti corse contro il tempo.

Il tempo è diventato il nemico. Anzi IL nemico. Vero?

Guardiamo l’orologio decine di volte al giorno, senza nemmeno accorgercene, rincorrendo scadenze sulle quali siamo costantemente in ritardo, tant’è vero che siamo diventati bravi a programmare i ritardi, posticipare la puntualità, arrivando prima che sia troppo tardi.

Questa reazione a catena è figlia di qualcosa, di molte cose: in parte, mi dico, una sorta di nevrosi diffusa di cui, io per primo, soffro e soffriamo in modo diffuso e inquietante. Al punto tale che nemmeno più la consideriamo una cosa di cui occuparci. Un’altra causa è il mito del terzo millennio: il multi tasking. Un unicorno che pretendiamo di cavalcare tutti quanti, ma che, in realtà è solo un giano bifronte: una faccia è la distrazione continua, l’altra è il fare male molte cose.

Ed è proprio questo il punto. Vogliamo (spesso dobbiamo) fare tanto, ma rimaniamo ad un livello preoccupantemente superficiale. E, per le nostre professioni, per le nostre aziende e, non ultimo, per le nostre vite, è un bel problema.

Decidere di uscire dalla trappola del tempo

La prima cosa da valutare è che il tempo non è quel nemico che ci siamo dipinti fino ad ora. Quella è la nostra scusa, il nostro scarico di responsabilità. Ognuno di noi il tempo lo confeziona e lo riempie con quello che sceglie, un po’ come le scatole dell’Ikea che prendiamo perché sono belle da vedere (in esposizione) e poi ci cacciamo dentro di ogni. Lì dentro c’è un disordine nostro, non appartiene alle cose e nemmeno alle scatole.

Il tempo non ha colpe e non ha nemmeno meriti. Noi si.

E se di peccati vogliamo parlare, quello più diffuso è “l’attesa immobile”, prossimo, tra l’altro ad entrare nella top ten di quelli capitali.

Attesa che qualcosa accada, che le competenze si formino da sole, che arrivi il momento giusto, di incontrare la persona giusta, la conoscenza giusta (perché in Italia se non conosci qualcuno…), che il Governo provveda a un provvedimento. E via così.

Allora ti propongo di provare a uscire dal loop, da quel cerchio viziato e ozioso del troppo da fare tanto da non aver più tempo per quello che serve.

Nella mia esperienza si può fare, a patto di deciderlo.

Decidi di trovare tempo nel tempo che hai già. Non di inventarne di nuovo (che se si potesse mica avrei tutti sti capelli bianchi, io) ma di usare quello che hai.

E decidere è la parte importante, perché la parola decidere nasce da “recidere”, ovvero “tagliare” ogni alternativa, ogni altra possibilità di fuga.

Se sei disposto a “decidere”, allora puoi procedere. Altrimenti, rimani lì, in trappola, ma, anche in questo caso, hai preso una decisione.

Fai la scelta più difficile: spegni ciò che non serve ora

In quest’epoca di FOMO (Fear Of Missing Out, paura di perdersi qualcosa) bisogna avere un cuore pavido per selezionare ciò che serve, nel momento in cui serve per ciò che ha realmente valore.

Le notifiche della posta elettronica, di whatsapp, dei social network o del registro elettronico dei tuoi figli possono essere messe tutte in pausa, spente o rimandate a momenti in cui sai che puoi dedicare attenzione e completa presenza a quelle attività.

Esistono diversi modi per farlo. Te ne indico due che pratico io per primo:

  • Chiudere Outlook o il tuo programma per la posta elettronica
  • Mettere il telefono in un cassetto o in una borsa

Se la seconda è un problema sappi che puoi sempre attivare la modalità “non disturbare”.

Dedica dei momenti specifici della giornata alla lettura delle email e prenditi delle pause per leggere le notifiche del telefono.

Se riesci a fare questa cosa per una settimana, scoprirai che sei in grado di fare molte più cose e con maggiore profitto. In altri termini: hai frammentato di meno la tua attenzione e reso di più.

Sembra banale? Fallo. Poi parliamo della definizione di “dipendenza”.

Le domande che attivano

Il mio lavoro è quello di capire il lavoro degli altri. Faccio marketing, comunicazione e strategia aziendale, quindi ho bisogno di capire. So di sapere pochissime cose, quindi devo fare moltissime domande.

Ed è proprio questo il segreto: fare domande. Anzi, farsi domande. Alcune più di altre.

Le domande hanno un potere forte nei confronti del nostro cervello: lui è programmato per cercare risposte. Magari non le trova subito, ma non può fare a meno di cercarle.

Ora, le domande che mi faccio quando devo organizzare il lavoro sono molto semplici:

  • Cosa è necessario adesso?
  • Cosa è urgente ora?
  • Cosa è importante entro questa settimana?
  • Cosa è fondamentale entro la fine del mese?
  • Cosa voglio che ci sia entro tre mesi?
  • Per cosa voglio aver lavorato nei prossimi sei mesi?
  • Che bilancio farò alla fine dell’anno?

Ti fermo: sono domande semplici, ma non semplicistiche. Richiedono molta lucidità, piedi per terra e il coraggio di fare selezione.

Le cose più facili da smarcare sono quelle urgenti, ma se ti stai accorgendo di vivere in costante stato di urgenza, allora questa è una vera emergenza. Devi fermarti e lavorare sulle domande che ti ho appena posto.

A quelle domande devi poi associarne altre, per poter “mettere a terra” dei risultati concreti:

  • Di che risorse ho bisogno per ciò che è necessario adesso? Cosa mi serve? Posso farlo subito o devo chiedere a qualcuno?
  • A chi posso affidare questa urgenza? Di cosa ho bisogno per smarcare questa attività? Di chi ho bisogno? Ci sono strade veloci, economiche e praticabili per risolverla?
  • E durante la settimana di cosa o chi ho bisogno? C’è qualcuno più bravo, veloce ed economico di me a cui posso delegare queste attività?
  • Come posso organizzarmi da qui alla fine del mese per portare a casa questo risultato? Con chi posso dividere il carico di lavoro? A chi mi posso affidare? Che alternative posso trovare?

Hai capito il “giochino”?

Bisogna parlare con se stessi, raccontarsi la verità e porsi le domande giuste, quelle che attivano.

Se c’è una cosa che mi porto dietro è che ogni cambiamento, personale o professionale, è prima di tutto un cambiamento di linguaggio e di dialogo. Che sia con me stesso o con gli altri, è lo stesso. Se voglio cambiare qualcosa devo cambiare il mio modello linguistico. Cambiando il mio dialogo cambia il modello organizzativo, il pensiero strategico e la visione a breve, medio e lungo termine delle conseguenze.

Provare per credere. Anzi, meglio: fare per verificare.

Diversamente il rischio è di continuare a dirsi le stesse identiche cose e ripetersi che “non c’è abbastanza tempo per fare tutto”.

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